النطاقات الستة لمهام مكتب إدارة المشاريع (PMO) ومهامه حسب اخر تحديث للمنهج ودليل مكتب إدارة المشاريع الصادر من PMI:

1. النطاق الأول: التطوير والتنمية المؤسسية والمواءمة

رفع مستوى إدارة المشاريع المؤسسية (Elevate Organizational Project Management)

• تقييم الكفاءات الحالية

• تطوير إطار عمل كفاءات مُخصص

• تنفيذ برامج تدريبية وإرشادية

• تحديث الإطار بما يتماشى مع التطورات

تشكيل ثقافة إدارة المشاريع المؤسسية (Shape the Organizational Project Management Culture)

• تقييم الثقافة المؤسسية الحالية

• تطوير رؤية وقيم تدعم ثقافة إدارة المشاريع

• إشراك القيادة في تعزيز الممارسات

• تطبيق استراتيجيات إدارة التغيير

دفع نضج إدارة المشاريع المؤسسية (Drive Organizational Project Management Maturity)

• إجراء تقييم شامل لنضج إدارة المشاريع

• وضع خارطة طريق مع معالم ومؤشرات أداء

• مقارنة الممارسات بمعايير الصناعة

تنمية قدرات إدارة المشاريع المؤسسية (Cultivate Organizational Project Management Capabilities)

• تحديد وترتيب أولويات القدرات اللازمة

• تقييم الفجوة بين القدرات الحالية والمطلوبة

• تطوير خطة لتنمية القدرات تشمل الناس والعمليات والتقنية

2. النطاق الثاني: العناصر الاستراتيجية لمكتب إدارة المشاريع

تصميم استراتيجية مكتب إدارة المشاريع (Architect PMO Strategy)

• تقييم الحالة الحالية لعمليات إدارة المشاريع

• تحديد رؤية ومهمة وأهداف استراتيجية

• تطوير استراتيجية متكاملة تشمل إدارة المخاطر وخارطة طريق للتنفيذ

• إعداد خطة اتصال لتوضيح قيمة المكتب

• تطبيق مؤشرات أداء لقياس القيمة الاستراتيجية

رعاية وتأييد تفويض مكتب إدارة المشاريع (Steward the PMO Mandate)

• تحديد نطاق وسلطة المكتب داخل المؤسسة

• تطوير ميثاق مكتب يحدد الأدوار والمسؤوليات

• تأمين رعاية القيادة التنفيذية

• تنفيذ خطة للتواصل مع أصحاب المصلحة

• إعداد إطار لمراجعة وتحديث تفويض المكتب

إنشاء وصيانة حوكمة مكتب إدارة المشاريع (Establish and Maintain PMO Governance)

• وضع إطار حوكمة يحدد آليات الرقابة واتخاذ القرار

• إنشاء هياكل تقارير وقنوات اتصال فعالة

• تطوير إجراءات تصعيد

• إجراء مراجعات حوكمة دورية

3. النطاق الثالث: تصميم وهيكلة مكتب إدارة المشاريع

إدارة العملاء المحتملين والحاليين لمكتب إدارة المشاريع (Managing Potential and Current PMO Customers)

• تحديد وتصنيف العملاء داخل المؤسسة

• تطوير شخصيات العملاء لفهم الاحتياجات والتوقعات

• تنظيم اجتماعات متابعة وآليات تغذية راجعة

• تطوير استراتيجية للترويج لخدمات المكتب

تنظيم الحلول لتلبية احتياجات العملاء (Orchestrating Solutions to Address Customer Needs)

• إجراء استبيانات ومقابلات منتظمة

• تطوير نهج منهجي لالتقاط وتحليل توقعات العملاء

• إنشاء إطار لتحديد أولويات تلبية الاحتياجات

• تطوير دورة تغذية راجعة لتحسين الخدمات

صياغة وتطوير قيمة مكتب إدارة المشاريع (Articulate and Evolve PMO Value Proposition)

• توضيح الفوائد والقيمة التي يضيفها المكتب

• إعداد دراسات حالة وقصص نجاح تُظهر التأثير

• تطبيق نظام لقياس مساهمة المكتب

• تحديث القيمة المقترحة بما يتناسب مع احتياجات المؤسسة

• تطوير رسائل موجهة لمجموعات العملاء المختلفة

• إنشاء عملية تحسين مستمر للقيمة المقدمة

تصميم وتنفيذ خدمات مكتب إدارة المشاريع (Designing and Implementing PMO Services)

• إجراء تقييم للاحتياجات لتحديد الخدمات المطلوبة

• إنشاء عروض خدمة مُخصصة لتلبية الاحتياجات المتنوعة

• وضع عمليات موحدة لكل خدمة

• تطوير كتالوج خدمات يوضح الفوائد والمزايا

• تطبيق إطار اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)

• إنشاء آلية لتحسين الخدمات بناءً على التغذية الراجعة

4. النطاق الرابع: تشغيل مكتب إدارة المشاريع والأداء

تقديم خدمات الانطلاق لمكتب إدارة المشاريع (Onboarding PMO Services)

• تطوير عملية انطلاق منظمة للعملاء الجدد

• إعداد وثائق وأدلة استخدام للخدمات

• تنفيذ برنامج تدريبي لتعريف العملاء بالعمليات

• إنشاء نظام دعم خلال فترة الانطلاق

• إعداد خطة اتصال للتعريف بالخدمات الجديدة

• إنشاء آلية لتجميع التغذية الراجعة أثناء الانطلاق

إدارة خدمات مكتب إدارة المشاريع (Managing PMO Services)

• تطبيق نهج مرحلي لإطلاق الخدمات المعقدة

• إنشاء عمليات تدفق عمل واضحة لكل خدمة

• تطبيق نظام لتخصيص الموارد بكفاءة

• تطوير إجراءات مراقبة الجودة

• إنشاء نظام تغذية راجعة لتحسين الخدمة

• تطبيق مؤشرات أداء لتتبع كفاءة تقديم الخدمة

• تطوير إجراءات تصعيد لمواجهة المشاكل

إدارة موارد مكتب إدارة المشاريع (Managing PMO Resources)

• تطوير خطة لإدارة الموارد تتماشى مع احتياجات الخدمات

• تطبيق مصفوفة مهارات لمواءمة الموارد مع الكفاءات المطلوبة

• إنشاء عملية تخطيط سعة لتحسين استغلال الموارد

• وضع آلية لإدارة الموارد الخارجية والمقاولين

5. النطاق الخامس: تحسين وتفعيل مكتب إدارة المشاريع

تحسين أداء خدمات مكتب إدارة المشاريع (Optimizing PMO Service Performance)

• تطوير مؤشرات أداء رئيسية لكل خدمة

• تنفيذ نظام قياس أداء لمتابعة كفاءة الخدمات

• إجراء مراجعات أداء دورية

• إنشاء لوحة تحكم للمراقبة الفورية

• تطوير آلية لمعالجة الفجوات في الأداء

• إنشاء دورة تغذية راجعة لدمج رضا العملاء

تقييم وتحسين نضج خدمات مكتب إدارة المشاريع (Assessing and Improving PMO Services Maturity)

• تطوير نموذج نضج للخدمات أو اعتماد نموذج قائم

• إجراء تقييمات دورية للنضج

• إعداد خارطة طريق لتطوير نضج الخدمات

• تنفيذ مبادرات تحسين مستمرة استناداً إلى نتائج التقييم

• تطبيق عملية إدارة التغيير لدعم مبادرات النضج

تقييم وتحسين كفاءات فريق مكتب إدارة المشاريع (Assessing and Improving PMO Team Competencies)

• تطوير إطار للكوادر الخاصة بالمكتب

• إجراء تقييم دوري للمهارات

• إعداد خطط تطوير فردية للموظفين

• تطبيق برنامج تدريبي وشهادات لتعزيز الكفاءات

• إنشاء مبادرات إرشاد وتوجيه

• تطوير منصة لتبادل المعرفة

• تطبيق نظام إدارة أداء يشمل تطوير الكفاءات

•تحسين قيمة مكتب إدارة المشاريع (Optimizing PMO Value)

• تطوير مؤشرات لقياس مساهمة المكتب في نجاح المنظمة

• تطبيق نظام متابعة للقيمة المُضافة

• إجراء استبيانات دورية لقياس رضا العملاء

• إعداد دراسات حالة تُظهر إسهامات المكتب

• إنشاء دورة تحسين مستمر لزيادة القيمة

• تطوير استراتيجية اتصال لعرض قيمة المكتب لأصحاب المصلحة

• تطبيق عملية مقارنة معايير الأداء مع أفضل الممارسات الصناعية

6. النطاق السادس: الأشخاص

تمكين التفكير القيمي (Enabling a Value-Driven Mindset)

• تحليل البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة

• دفع التحسين المستمر للعمليات

• اتخاذ قرارات استراتيجية

• تعزيز الابتكار وحل المشكلات

• التفكير الاستراتيجي

تعزيز العلاقة مع العملاء (Fostering Customer-Centricity to Drive Improved Interpersonal Relationships)

• تعزيز التعاون

• التواصل الفعال

• إدارة الصراعات

• التركيز على العملاء

• تطبيق الذكاء العاطفي

• التفاوض بفعالية

• تعزيز العمل الجماعي

• بناء العلاقات

• إدارة أصحاب المصلحة

رفع التأثير الشخصي والفعالية (Elevating Personal Impact and Effectiveness)

• ضمان الدقة

• إظهار القدرة على التكيف

• الحفاظ على النزاهة والأخلاقيات

• الحفاظ على الموضوعية

• التصرف بمبادرة

• بناء المرونة

• إدارة الوقت بفعالية

الاستفادة من المهارات التقنية لتحقيق النتائج (Leveraging Technical Skills to Deliver Results)

• تحسين العمليات

• إدارة المشاريع

• التعامل مع المخاطر

• تقديم التدريب

•تشكيل الاتجاه التنظيمي (Shaping Organizational Direction)

• تطبيق الفطنة التجارية

• إظهار الوعي الثقافي

• قيادة وتمكين الفرق

• التأثير في الاتجاه الاستراتيجي

هذا ليس كل شيء فسيتم دمج ما يلي بالمحتوي التدريبي للوصول لأعلى قيمة مضافة:

• التطبيق بالقوالب والنماذج على كافة مراحل مكتب إدارة المشاريع

• استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي المتقدمة

• إضافة مكونات خارجية مكملة للمنهج الأساسي